Num primeiro momento, pode parecer um preciosismo ou exagero, mas fazer um ajuste ou alteração num projeto qualquer durante sua execução pode criar diversos impactos técnicos, operacionais, financeiros e de gestão de tempo e prazos. Modificar um projeto em execução pode parecer uma resposta ágil a novas ideias ou pressões externas, contudo, normalmente apresenta riscos consideráveis. Sendo assim, sempre que for plausível é muito importante manter o escopo original, ainda que haja exceções em alguns casos.

 

O primeiro aspecto na alteração do projeto em andamento é o retrabalho. Embora em determinados setores como no marketing digital essa prática até é mais ou menos comum por meio do método de ensaio e erro, nas áreas de engenharia e tecnologia, ou seja, aquelas ligadas às ciências exatas, isso pode criar desgastes e até abatimento entre os membros da equipe. Muitos profissionais, por sinal, têm uma certa resistência pessoal em refazer trabalhos que considerou empenhado e a seu ver se debruçou nele com grande dedicação.

 

Uma alteração de projeto tem diversas implicações, pode, por exemplo, exigir novas contratações ou horas extras da força de trabalho, por estabelecer um novo dimensionamento e aprofundamento nos detalhes. Há inclusive multas contratuais quando a alteração ultrapassa o dimensionamento concordado.

 

Naturalmente, isso pode elevar bastante os custos da obra, também, com a aquisição de novos componentes, matérias-primas, dispositivos, insumos e outros recursos que não foram pensados no início. Uma mudança radical, inclusive, chega a determinar até a execução de um novo projeto. Em certas situações, obriga a readequação dos fornecedores forçando até novas contratações e negociação de preços. Em gestão de projetos, isso é conhecido como scope creep (crescimento descontrolado do escopo), um dos principais fatores de estouro de orçamento.

 

Situações semelhantes vão produzir atrasos e isso impacta diretamente o prazo final, especialmente em projetos com cronograma crítico. Concretamente, qualquer alteração considerável tem a chance de demandar uma penosa revisão de cronogramas, que gera desgastes de toda ordem. A nova aprovação da diretoria e gerência podem também demandar mais tempo do que o esperado a fim de não comprometer o desenvolvimento da obra. Vão ser exigidas revisões de tarefas, replanejamento e até retrabalho.

 

Um replanejamento técnico implicará em um esforço adicional da equipe de projeto e o aspecto motivacional e comportamental de alguma forma sempre vai ser atingido mesmo que ligeiramente. Se houver mudanças recorrentes de direcionamento, fatalmente desmotivará ou perturbará os integrantes do time, dificultando a colaboração e afetando a produtividade. Em relação ao aspecto legal, pode exigir novos ajustes nos contratos o que também tem a chance de criar alguma confusão não prevista.

 

Geralmente todos os projetos são estruturados com base em premissas técnicas que já estavam conectadas. Por isso, mudar uma parte dele irá comprometer aquelas conexões que já foram definidas. Além disso, vai exigir redimensionamento de sistemas e muitas vezes gerar incompatibilidades. Em áreas como engenharia, TI ou obras de saneamento público, pequenas mudanças podem ter efeito cascata. É preciso muito cuidado e atenção para se evitar ajustes improvisados que podem comprometer o nível de qualidade, uma vez que nem sempre existe tempo para validar corretamente as modificações.

 

Segundo o Project Management Institute (PMI), os projetos bem estruturados seguem metodologias orientadas que destacam a definição clara do escopo, controle formal de mudanças, e análise de impacto antes de aprovar as alterações. Essas diretrizes garantem transparência e previsibilidade principalmente em se tratando de projetos públicos.

 

Do ponto de vista psicológico, as alterações no projeto podem transmitir a sensação de falta de planejamento, insegurança no processo decisório, e indefinição na estratégia de trabalho. Quando os clientes mantêm o projeto original expressam equilíbrio e assinalam uma gestão madura que atua com profissionalismo. Atitudes com essa tendência representam autoconfiança e protegem a própria credibilidade da equipe deles.

 

Na hora da mudança de um projeto o cliente não pode perder de vista que ele terá novos riscos no processo, que podem abranger além dos técnicos, os operacionais e também os jurídicos. Naqueles contratos públicos, por exemplo, as modificações podem gerar litígios e divergências ou mesmo problemas de compliance (exigências, requisitos, regulamentos, regras, padrões, regulações, transparências, políticas e direitos).

 

Como quase toda regra há exceção, em certas situações mudar também é absolutamente necessário. Vários fatores externos e o mercado podem exigir ajustes imperativos. O que não se pode perder de vista é que não se deve mudar jamais o escopo sem uma boa análise técnica, financeira, de impacto, e nunca sem uma estratégia sólida e bem refletida. Qualquer alteração num projeto precisa ser uma exceção com sólida justificativa, porém jamais se tornar uma prática improvisada rotineira.

 

Em seu artigo Gestão de Mudanças, Gestão de Escopo publicado na página de web do PMI (1994) o pesquisador Francis Marion Webster revelou que a maioria dos problemas associados à gestão de projetos decorre de mudanças. Para ele gerenciar mudanças começa com a premissa de que elas vão acontecer. Mas o autor defende que as mudanças precisam ser gerenciadas de forma a construir confiança entre as partes envolvidas e proteger os interesses financeiros de todos.

 

Na gestão da mudança é exigida uma comunicação interpessoal absolutamente clara para se evitar ruídos e mal entendidos. É indispensável uma avaliação precisa e criteriosa se a alteração realmente agrega valor ou vai gerar apenas complicações sem ganhos efetivos. Também é importante documentar todas as decisões para ter sempre em mãos a rastreabilidade completa do projeto.

 

Como um frasista desconhecido já escreveu: ‘Mudar nem sempre é ruim, às vezes é uma forma de seguir em frente’. Mas também um outro autor anônimo já alertou que ‘grandes mudanças exigem sacrifícios ainda maiores’.

 

 

Francisco Carlos Oliver é engenheiro, diretor técnico industrial da Fluid Feeder Indústria e Comércio Ltda., especializada em tratamento de água e de efluentes por meio de soluções personalizadas.